Sokan használják, de kevesen tudják, mit jelent pontosan a projekt kifejezés.
A kedvenc meghatározásom szerint egy időkorlátok közé szorított erőfeszítés halmaz, ami meghatározott cél érdekében történik. Egyszerű és tömör. Egy cég életét 70%-ban meg lehet határozni folyamatokkal. Ezek a mindennapi működés kereteit jelentik. A maradék 30%-ot a cég fejlődését előre mozdító projektek teszik ki, mint például egy új üzletág indítása, weboldal, webáruház készítése, új termék bevezetése, új telephelyre/irodába költözés.
Amiről én beszélek, az az üzleti életben valóban használható, egyszerű menedzsment rendszer, amivel akár 10 perc alatt fel tudsz vázolni egy növekedési akciótervet. Ez nem pontosan az, amit a felsőoktatásban általában leadnak vizsgaanyaként. Az egyik VIP csoportomban volt egy fiatalember, aki egy családi vállalkozás kereskedelmi igazgatója volt, és a következőket mondta:
„Két évig tanultam az egyetemen projektmenedzsmentet, de te egy nap alatt elmondtad, hogy mire lehet használni a gyakorlatban.”
Marhapörkölt, mint projektterv
A projekttervezés abban segít, hogy minden egy helyen legyen az adott témában és ezáltal megmaradjon a fókuszod. Azonban, mielőtt nekiállnál összerakni egy projektet, válaszold meg a következő kérdéseket:
- Mi a projekt célja?
- Mi a határideje, akár az egyes részfeladatoké is?
- Kik a részfeladatok felelősei?
- Mennyi időt és pénzt szánsz rá?
Főztél már valaha marhapörköltet vagy bármilyen ételt? Ha igen, akkor valószínűleg projektet is tudsz menedzselni.
- Megnézed a receptet és összeírod a hozzávalókat.
- Megnézed a naptárban, mikor tudod, vagy mikor kell megcsinálnod a pörit. Ez alapján fogod tudni, hogy mikor kell beszerezned a receptben leírt dolgokat.
- Elmész a henteshez, zöldségeshez, és megveszed a hozzávalókat.
- Ha egyik szerettedet sem bírod rávenni, hogy segítsen neked, akkor te pucolod meg a hozzávalókat, te készíted el a finom marhapörit, majd a homlokodra csapsz, hogy a nokedlit elfelejtetted.
A lényeg, hogy kétféle tevékenységet végzel egy projekten belül: egymás utánit feladatokat és a párhuzamosakat. Az egymás utániak azok, melyek egymás után következnek, és a sorrendjüket nem lehet felcserélni, mert az egyik eredményétől függ a másik. Például nem tudod feldarabolni a hozzávalókat, ha még be sem szerezted őket és nem tudsz marketing kampányt csinálni a Facebook-on, ha nincs hirdetési fiókod. Ugye milyen bonyolult? Most kapaszkodj meg, mert a párhuzamos tevékenységek azok, melyeket egymás mellett is lehet végezni. Az egyik nem függ a másiktól. Egyik kezeddel hagymát dinsztelsz, a másikkal húst darabolsz. Párhuzamosan tudsz a marketing kampányhoz grafikát terveztetni és a frappáns szlogenek kitalálni. Tehát most, hogy már finom marhapörit is tudsz készíteni.
A projektmenedzsment módszertana lehetővé teszi, hogy régóta dédelgetett nagy terveket végre lehessen hajtatni, méghozzá irányítottan. Tapasztalataim alapján a kollégák nagy többsége nem gazdálkodik jól az idejével, a hatékonyságuk pedig finoman szólva egy kalap meztelen csigát sem ér. Ez még a látványosan sokat dolgozókra is vonatkozik. Sokszor pont a hajtós munkatárs az, aki egész nap őrült módon megy, elvileg „dolgozik”, aztán amikor megkérdezed, hogy mit, és milyen eredménnyel, akkor csak pislogni képes, mint hal a szatyorban. Pontosan így telik el egy nap a csomó felesleges, időrabló tevékenységgel. Szemben a projekt alapú módszertannal, ami alapján az elvégzett tevékenyég tervezett, szervezett és jól kontrollálható lesz, hiszen már az elejétől fogva írásbeli és időbeli terv alapján történik az egyes részfeladatok elvégzése.
